《公文程式概要目次》
许静芝，张占鼇，刘毅夫讲述，国民政府文官处职员补习教育汇刊。
第一章 通论
第一节 释义
（第）二节 特质
（第）三（节） 效用
（第）四（节） 沿革
（第）五（节） 程式
第二章 体例
第一节 下行文：一、令，二、训令，三、指令，四、批，五、布告，六、任命状
第二节 下行文：呈
第三节 平行文：一、咨，二、公函，
第四节 杂体文：一、电及代电，二、宣言，三、议决书，四、护照，五、笺函，六、笺呈
第三章 结构
第一节 正文：一、依据，二、引申，三、归结
第二节 附言：一、除外，二、补述，三、附件
第四章 撰拟
第一节 手续：一、依法，二、遵批，三、查案，四、审例，五、守密，六、细校，七、勤办
第二节 法度：第一目，属于说理者，一、主从，二、正反，三、分际，四、词气；第二目，属于叙事者，一、引叙，二、自叙
第三节 摘由：一、来文摘由，二、去文摘由
第五章 用语
第一节 属于术语者：一、起首语，二、关界语，三、申述语，四、回顾语，五、替代语，六、结束语，七、后用语，八、附带语，九、煞尾语
第二节 属于成语者：一、请示语及商榷语，二、准许语，三、驳斥语，四、期待语，五、候复语，六、警戒语，七、训勉语，八、申斥语，九、目的语，十、过□语，十一、补助语，十二、称谓语
第三节 属于约语者
第六章 标点及行款
第一节 标点
第二节 行款
《校雠通义》
《校雠通义》（章学诚）外篇《州县请立志科议》有云：
故州县之志，不可取办于一时，平日当于诸典吏中，特立志科，佥典吏之稍明于文法者，以充其选；而且立为成法，俾如法以纪载，略如案牍之有公式焉，则无妄作聪明之弊矣。积数十年之久，则访能文学而通史裁者，笔削以为成书，所谓待其人而后行也。如是又积而又修之，于事不劳，而功效已为文史之儒所不能及，所谓政法，亦存三代文章之遗制也。
然则立为成法将奈何？六科案牍，约取大略，而录藏其副可也。官长师儒，去官之日，取其平日行事善恶有实据者，录其始末可也。所属之中，家修其谱，人撰其传志状述，必呈其副。学校师儒，采取公论，核正而藏于志科可也。所属人士，或有经史撰著，诗辞文笔，论定成编，必呈其副，藏于志科，兼录部目可也。衙廨、城池、学庙、祠宇、堤堰、桥梁，有所修建，必告于科，而呈其端委可也。铭金刻石，纪事摛辞，必摩其本而藏之于科可也。宾兴乡饮，读法讲书，凡有举行，必书一时官秩及诸名姓，录其所闻所见可也。置藏室焉，水火不可得而侵也；置锁椟焉，分科别类，岁月有时，封志以藏，无故不得而私启也。仿乡塾义学之意，四邻各设采访一人，遴绅士之公立符人望者为之，俾搜遗文逸事，以时呈纳可也。学校师儒，慎选老成，凡有呈纳，相与持公核实可也。
《商业事务常识》
万有文库中有《商业事务常识》一书，李培恩著，其中第五章为档案制度，除以上数语略有可记之价值外，余无可取。
如档案处理不当，则寻觅费时，易于误置。
理想之档案制度应具正确、简单、经济、伸缩性四特质。正确一项须注意重行归档之正确。经济项具地位经济、时间经济、工作经济三特质。
档案部之任务：承受档案，整理档案，供应档案，检点档案。
《说史料》
梁任公《中国历史研究法》第四章《说史料》论档案云：
历代官署档案，汗牛充栋，其有关史迹者，千百中仅一二，而此一二或竟为他处所绝不能得。档案性质本极可厌，在平时固已束诸高阁，听其蠹朽。每经丧乱，辄荡无复存。旧史纪、志两门，取材什九出档案。档案被采取入者，则附其书以传；其被摈汰者，则永永消灭。而去取得当与否，则视乎其人之史识，其极贵重之史料，被史家轻轻一抹而宣告死刑以终古者，殆不知凡几也。二千年间史料之罹此冤酷者，计复何限。往者不可追矣，其现存者之运命，亦危若朝露。吾三十年前在京师，曾从先辈借观总理衙门旧档钞本千余册，其中关于鸦片战役者便四五十册，他案称是。虽中多极可笑之语，然一部分之事实含在焉，不可诬也。其中尤有清康熙间与俄、法往复文件甚多，其时法之元首则路易十四，俄之元首则大彼得也，试思此等文件在史料上之价值当居何等？今外交部是否尚有全案，此钞本尚能否存在，而将来所谓“清史”者，能否传其要领于百一，举在不可知之数。此可见档案之当设法简择保存，所关如是其重也。
《县政府档案》
程长源《县政府档案》第二十章中论整理的方法及步骤：
（1）拟定计划
（2）集中旧档案
（3）新法未成留用旧法
（4）观察旧法
（5）估计经费
（6）工作支配
（7）整理方法 （a）按原序搬出改编；（b）分科定期完成；（c）新档依新法编；有旧案者将旧案取出改成新法
（8）不做死工作
（9）随时讨论改进方法
（10）参观及阅文
何曾成《旧卷整理方法》：（1）人员；（2）经费；（3）步骤。
《分类法概论》
塞叶斯氏之《分类法概论》中论档案之管理（372—378节）：
372 金根生氏于其档案管理法中论各种通行之法云：档案依其形式与种类之不同而可或用箱藏或用封袋。要须清洁与良好之空气，而良好之空气尤为重要。在官档局“羊皮纸档”（parchment deeds）乃散置于坚韧方形之封套中，而记以号数。另制一箱，共积累较封形略大，以储之，如卡片然。用以活盖以覆之。若档件形制大小不一，则仍用此制之箱为盖可固定于箱上。最好箱盖此端掀起，彼端即行落下，而档件即呈于眼帘，不必取箱离架。惟箱架间彼此空实之处，须力求经济而合用耳。箱之材料可以坚良之厚纸而裱以布装订可也。
373 此外，余所见流行之方法，系将同类或相关事件之档捆为一束而储记号之箱中。寻查此档者，可查箱中之目录以得之。此法不过聊甚于无耳。
374[1] 至于官档局所用之方法，根本乃一“立排法”。此于箱架法相较，不过变箱架为柜子与抽屉，其效果无异而装制与地位略较经济。此法余曾试验，余所用之方法尚未经大量之采用，即将档件散放于同式大小之马尼拉纸封中，然后将此项纸封依次立排之。自有贵重易脆之物不便混置者，则视其情形以蜡固封而另置之，或另置布袋中。
375 档案之排置，金根生氏曰“最基本正确之排置法乃依其档案之来源”。故英国官档局之档案公司法档及国事档、司法档，又分高等法院档及度支部院档，此类较古之档案较之海军、内政等部之档则又各以部分。
376 每能独立之部之档案，即以个别独立为原则，其不复分小类。如附录图1所示：
附录图1 个别独立原则举例
377 全国档案与地方档案不同，全国档案以国史为依归，地方档案以地方史为依归。
378 地方档案立案有四要素：（1）地形分的；（2）类题分的；（3）年代分的；（4）人事分的。如：江西省—田赋—乾隆朝—田氏杭赋案。[2]
《保存例案议》
徐炳昶《保存例案议》（见《北京大学社会科学季刊》第二卷第三号）有云：
例案也叫作案卷，凡各衙门所藏的册籍诉讼稿件，往来的公文全包括在里面。
如果历史家真晓得搜集它，批评它，利用它，它那里面材料的丰富，纪录的翔实，远不是什么奏议、什么档案、什么红本所能比拟。他并举出四种重要之关系：第一与文字史的关系；第二与器物史的关系；第三与风俗史的关系；第四与经济史的关系。并云实在例案就是人民生活的反射，并且是比较一种忠实的反射。如果专修庙堂史，则档案中之史料好，欲求民间情况则例案好。
其保存的方法：（1）宣传，由私人作文章或由研究历史的团体如史学会、整理档案会发表宣言或由各团体呈请教育部，请其令知各机关此后不得加以损坏；（2）收归图书馆；（3）编目；（4）研究。（后三种未说方法）
《民众教育之理论与实际》
邰爽秋等合编之《民众教育之理论与实际》第二册（c/379.2/t.149）第1185面载曰：
关于古物之法令有：（1）《古物保存法》第十四条；（2）《古物保存法实施细则》第十九条；（3）《名胜古迹古物保存条例》第十一条。均载商务[3]《国民政府现行法规》中。另有《暂定古物之范围及种类大纲》若干则，系行政院第二一六次会议通过教育部第八四三五号训令转发（二四年六月二〇）。
《整理档案室报告》
见《广东语言旬刊》第六辑第七十一期、第九十三期。
关于编纂之器物保管法有：
（1）编年序列法
（2）字母分类法
（3）地区分类法
（4）体裁或形式分类法
《美国图书馆协会官书委员会667之工作》
bulletins of a. l. a. vol.29, no.9 1935, september
（1）new deal publications
（2）acquisition of publications of foreign government
……
其困难为不易存。
（1）adqquats check lists of what has been or is being published have been available for only a few countries
（2）many governments have shifted from a gift to of sale basis distribution
（3）the lack of information as to responsible agencies or dealers from which these publications can be obtained from certain foreign countries
（4）high cost of transportation and custom clear use
……
3organization of document work in libraries
4films and preservation of source material
5public doc. courses
《北平档案保管处组织规则》
十八年八月十五日农矿部亦有该部《北平档案保管处组织规则》八条。
据十七年所公布之《故宫博物院组织法》，故宫博物院内分五二处，三馆。馆中有文献馆，文献馆之职掌大抵皆关于档案之事。如：
一、关于档案及清代历史物品之编目事项
二、关于档案及清代历史物品之陈列事项
三、关于档案及清代历史物品之储藏事项
四、关于档案及清代历史物品之展览事项
五、关于清代史料之编印事项
故宫博物院之档案据其报告有：
档册中有如乾清宫、实录大库、皇史宬之清代历朝实录、圣训、起居注。暨南三所硃批谕旨，留中奏折，题本，宗人府玉牒，内务府档案，及军机处档案等约千余架舆图、画像及册宝各千余件，明代玉册犹有存焉。
教育部修正《鉴定禁运古籍须知》云，官署档案定为禁止运出国之物之一。
《上海市博物馆征集陈列品办法》
征集物品范围暂定二部十七类：
（a）历史部：
（甲）产业类 （1）渔；（2）盐；（3）棉；（4）其他
（乙）交通 （1）固有交通器具；（2）近代交通器具
（丙）建筑类 （1）各种房屋、桥梁、园林等；（2）建筑材料
（丁）计算器具类 （1）度量衡（算盘附）；（2）计时器
（戊）货币类（营业票据附）
（己）宗教类 （1）佛教；（2）基督教；（3）回教；（4）道教；（5）其他
（庚）礼俗类 （1）习俗；（2）生活；（3）迷信
（辛）教育类 （1）科举时代之书院及义塾等；（2）近代之学校教育；（3）近代之社会教育
（壬）学艺类 （1）图书；（2）实物（文房用品及版片等）
（癸）文献类 （1）各种史迹或实物；（2）图像及金石拓片；（3）官厅档案及各业行规
（b）艺术部（考古学附）
（甲）书画之类
（乙）摄影类
（丙）雕塑类
（丁）音乐类
（戊）戏剧类
（己）美术工艺类 （1）陶瓷；（2）珐琅玻璃及烧料；（3）镶嵌品；（4）盆景；（5）漆器；（6）金属细工；（7）玉石、竹木、草骨、角牙、皮革、纸等细工；（8）顾绣、缂丝及其他编织品；（9）其他
（庚）考古学类
（一）先史时代（1）化石；（2）石器
（二）历史时代（1）甲骨（贝牙品附）；（2）玉器（石器附）；（3）铜器；（4）铁器；（5）石刻；（6）陶瓷器（琉璃附）；（7）竹木器；（8）漆器；（9）绘书；（10）雕塑；（11）典籍；（12）建筑及墓制模型摄影及报告书；（13）整个发掘系统出土品及摄影、报告书；（14）其他（布帛丝织品）
《刑法》十九条
《刑法》十九条：“称公文书者，谓公务员职务上制作之文书。”
政府出版期刊，其管理应与其他书籍或其他非政府机关之期刊一律待遇。无论排放、分类、编目，均然。唯其卡片可略为详注耳，不必另置一处。
《修正北平档案保管处章程》
《修正北平档案保管处章程》（十七年八月二十五日内政部公布）
第一条 前内政部所有图书馆用品及建筑物之不属于他处者，其保管事项须由档案保管处掌管之
第二条 档案保管处设职员如左：
一、处长一人，由部长派充
二、处员二人至四人，由处长呈请派充
第三条 处长综理全处事务并监督所属职员
第四条 处员秉呈处长分掌左列各事：
一、关于文卷图书之编查事项
二、关于物品之整理保存事项
三、关于收发文件，撰拟文电事项
四、关于本处会计事项
第五条 档案保管处缮写事宜由处长酌用书记四人至六人
第六条 档案保管处须酌用丁役若干人
第七条 档案保管处办事细则由处长拟订，呈候核准施行
第八条 本章程自公布之日施行，本年七月公布之《档案保管处暂行办法》废止之。
《整理内阁档案》
国立中央研究院历史语言研究所十八年度报告中有“整理内阁档案”条，云：
内阁档案原为清代内阁大库所藏。清内阁在雍乾以前为国家庶政所自出之地，在雍乾以后犹为制诰典册之府，所存档案皆当日购成史迹者自身之叙述。又清初纂修《明史》及《三朝实录》[4]，搜集启祯两代案卷。沈阳陪都旧档，并为内阁所掌。清宣统元年大库室坏，此项档由内阁移交学部。民国二年教育部设历史博物馆，即将此项档案移入。十年历史博物馆因经费短绌，遂将此项档案大部分较破碎者售出，辗转为寄居天津之李木斋氏购。本所成立之初，即思利用可逢着之原史料为研究对象，而此项档案（即原史料）在史学上极为珍贵，若不及时设法整理保存，随时均有湮灭散逸之患。十七年十二月由北京大学教授马叔平氏介绍，开始与李氏接洽购回，旋议定以一万八千元为代价。盖即李原付价及历年为此所付之迁移房租等费。其时本所远在广州，对于钜量档案之处置尚未计及。及十八年五月，本所由广州迁至北平，始预备接收李氏所藏北平、天津两处之档案，并勘得历史博物馆午门西翼楼为堆存整理之所。七月由教育部将该馆拨给本院，委托本所管理；八、九两月经编辑员徐中舒率同书记尹焕章将平津两处档案陆续运存午门楼上，同时并修理午门东西廊房，购置用具，为整理之预备。九月底由研究员傅斯年，编辑员徐中舒并招雇书记六人、工人十九人为初步整理，每日工作之程序：
（一）去灰。内阁档案积存约三百年，积尘甚厚，工人为此项工作须戴特制之眼镜与口袋。
（二）铺平。本所档案大半与字纸篓中之字纸无异，逐件铺平，费时最多。
（三）分类。揭帖之类按时代分别庋置：（1）明档；（2）清初旧档；（3）顺治档；（4）康熙档；（5）雍正档；（6）乾隆档；（7）嘉庆以下至光绪档。
题本移会之类按性质分别庋置：（1）各项题奏随揭帖之类按时代分置；（2）三法司案卷；（3）移会。
各项杂档按形式分别庋置：（1）誊黄；（2）贺表；（3）各项簿册；（4）残本书叶；（5）其他。
（四）捆扎。分类之后用麻绳捆扎，分别堆存。
（五）理碎。凡破碎档案（片纸只字、全无连贯），整理不能，弃置不可，暂时仍理出，装入麻袋。
（六）装潢。破碎及不整齐之档案即付裱褙，以便保存。
（七）钞副。择重要案卷钞成副本，以便编纂付印。
因档案与北京大学研究所、国学门及故宫博物院所存者，其整理工作难易相差甚远。大概北京大学所存者，皆内阁档案中较整齐之案件；故宫博物院所存军机处档案，不但整齐，且有目录可检。而此项档案数量既钜，约十二万余斤，由历史博物馆售出时即已破碎，及辗转迁移之后，更加零乱不堪。（下略）
本所所购内阁档案，其中最可宝贵者为清人未入关前之沈阳旧档。现在整理初步工作即将完毕，第二步工作开始，一方面须将此项档案编号，分类，上架；另一方面更须搜集与此旧国新朝有关之史料，勒为长编。
仝上十九年报告云：
查此项档案乃十余万斤之破烂字纸，整理工作至为繁重。其去灰、铺平、补缀、拣碎、捆扎等等手续，即费工作之全部时间，间亦略事分类，但于编号上架之工作仍相去甚远，故此类档案欲其供可史家之用，实有待于第二步之分类整理工作。……分类之手续在初步整理时关于外形方面如誊黄、揭帖、题本、报销册、书叶等已分别庋置。此次全以朝代为单位，即以每朝之档案同置一处。即顺治时代庋于顺治架上，康熙时代置于康熙架上，余皆同此。此为初步分类工作。俟此项工作完备时，再按朝代分排年月，即每一档件须在朝代分别，然后再分排年月，即每一档件之整理必须经过两次手续。而编号、摘由等事，更须俟此两步手续完备时行之。
研究员徐中舒有《内阁档案之由来及其整理》一文。
《中央研究院语言研究所训政时期工作表》
《中央研究院语言研究所训政时期工作表》（见十七年报告）中有“整理明清档案”一条，其所预备时间为自十八年至廿三年，共六年。
十八年报告。本院“概况”中有云：购得明清内阁关于大库档案六千麻袋，逐一整理，发现有裨史料之重要文件甚多，已陆续印成《明清史料》, 《史料丛书》五种。
其同年报告，历史语言研究所部分之报告有云：整理明清内阁大库档案多为本组之集众工作，自九月末开始工作以来，已经初步整理之档案约占全数之十之八，其余再须两月即可藏事。
湖广总督陈夔龙奏（节略）
公文档案纸张格式之规定于管理档案者，为使甚大从前各省官印刷局及中央印铸局皆因此而设，兹将余湖北官印刷局开办时。宣统元年，湖广总督陈夔龙奏（节略）（抄自《湖北通卷》第5413页）以见一斑。
窃维中国法律首严作伪一门，而自来作伪之作用尤以书契文字为最。其弊，由于程式之无定与夫版权之不专故。印刷一端虽营业性质，而程式杂则稽核无凭，版权纷则范围无术。其有关于政治者甚大，不独经营余利为筹款计也。前有度支部有鉴于此，业经参考东西各国办法，奏设中央印刷局，其后各直省如广东、江南、河南、江西亦经先后开办。鄂省轮轨交通五方，辐辏一切，公私文牍流行日广，尤非将印刷事务改归官办不为功……所有印刷纸品分官用民用两种。官用品如粮串票、三联契纸、税捐票。凡由官发行之纸，即由局查照，向章酌定价值，通行各属局领用。民用品中之状纸买卖、契纸，亦由局定价，饬各属一概行用局纸，不准掺杂。其婚帖、当票、借券、合同、股票及允商业通用之品，则由局妥定格式，陆续举办。如商民情愿领用，即按照工本费计值发给，创行之始，但求潮开风气，不遽强以所难……官办刷印诚为今日要图。此次鄂局成立，外握一省之机关，而内即助中央之规画。先顺民情之习惯，后终归法律之范围，实于新政前途隐有裨助。
民国政府行政院相关议题[5]
廿三年春，国民政府有重设国史馆之议，行政院曾建议两项：（一）已可公开之档案，委托学术机关整理，并搜索史料；（二）未到公开时期而不专属任何机关或现某机关而堆积不用之档案，设国立档案库，直隶于行政院，分类庋藏。五月，行政院又议决办法四项，呈奉令准通饬照办，其第三项为“中央及地方政府暨其附属机关并公共团体所有档案卷宗均应某年登记一次，呈报上级机关，转送国立档案库存查”。[6]
* * *
[1]vertical file.
[2]此处举例似为作者所加。编者注。
[3]商务印书馆。
[4]清太祖、太宗、世祖三朝。
[5]标题为编者加。
[6]原注：“廿八年一月五中全会通过设立中央档案库于敦煌 张继 提直属于国民政府”。1939年1月，中国国民党五届五中全会再次通过张继等人提出的建立档案库、筹建国史馆的提案，编者注。
